Toimintajärjestelmä

IMS Toimintajärjestelmällä kokoat toimintajärjestelmän kuvaukset, ohjeet, tiedot, palautteet ja mittarit yhteen paikkaan ohjauksen ja päätöksenteon tueksi. Ohjelmistolla voit mitata prosessien ja organisaation tehokkuutta. IMS Toimintajärjestelmän keskeiset toiminnallisuudet ovat prosessien kuvaaminen, asiakirjojen hallinta, palautteen käsittely, tulosten mittaaminen, käsikirjojen koostaminen, viestintä, ylläpito ja muut käytettävyyttä edesauttavat toiminnallisuudet.

Prosessien kuvaaminen toimintajärjestelmällä

Helppokäyttöisen prosessityökalun avulla kuvaat, määrität ja kehität prosesseja sekä annat henkilöstölle ja sidosryhmille selkeän kuvan organisaatiosi toiminnasta. IMS Toimintajärjestelmällä voit suunnitella prosessiarkkitehtuurin, laatia prosessikartan sekä mallintaa palvelu-, liiketoiminta- tai julkishallinnon prosessit. IMS Toimintajärjestelmä tukee JHS 152 ja JHS 179 suosituksia.

Asiakirjojen hallinta toimintajärjestelmällä

IMS Toimintajärjestelmällä ylläpidät, versioit ja arkistoit asiakirjoja ja kirjaat tallenteet. Prosesseja ohjaavat asiakirjat ja toiminnasta syntyvät tallenteet viedään dokumenttiosioon. Säästät aikaa ja helpotat työn hallintaa keräämällä työ- ja toimintaohjeet, suunnitelmat ja muut ohjaavat asiakirjat yhteen paikkaan.

Palautteiden käsittely toimintajärjestelmällä

Toiminnan kehittämiseen liittyviä kehitystoimintoja seuraat palaute- ja raportointiosion avulla. IMS Toimintajärjestelmä tarjoaa tehokkaan työkalun kyselyjen, palautteiden ja arviointien tapahtumahallintaan, jotka voit raportoida suoraan verkossa. Järjestelmällinen kirjaus ja seuranta nopeuttavat ja tehostavat sisäisen palautteen käsittelyä. Raporttiosio tarjoaa myös luontevan välineen sisäisten auditointien havaintojen kirjaamiseen ja käsittelyyn.

Tulosten mittaaminen toimintajärjestelmällä

IMS Toimintajärjestelmän avulla ohjaat ja seuraat organisaation toimintaa. Mittaristo toimii johtamisen ja päätöksenteon tukena. Mittaristosta löytyvät operatiiviset ja strategiset mittarit. Voit laatia itse mittariston, mitata toimintaa tasapainoisesti ja johtaa organisaatiota reaaliaikaisen tiedon perustalta. Voit laatia mittariston organisaatiorakenteen, prosessien tai kokouskäytäntöjen mukaisesti.

Käsikirjojen koostaminen toimintajärjestelmällä

Toimintakäsikirja on organisaation ylätason yleinen, mutta kattava organisaation johtamisen, toiminnan ja kehittämisen kuvaus, jota muu ohjeistus ja prosessikuvaukset täydentävät. Toimintakäsikirja toimii usein ovenavauksena organisaatioon ja järjestelmään. Toimintakäsikirja on suunnattu henkilökunnan ja tärkeimpien sidosryhmien käyttöön.

IMS Toimintajärjestelmällä voit laatia toimintakäsikirjan tai -toimintakäsikirjat. Samoin periaattein voit laatia toiminta- tai johtosäännön, myyntikäsikirjan, itsearvioinnin taustakuvauksen tai laatupalkintohakemuksen.

Toimintajärjestelmällä viestintä

IMS Toimintajärjestelmällä voit tiedottaa muutoksista, tapahtumista ja tavoitteista intranetin tapaan. IMS Toimintajärjestelmän viestit liittyvät järjestelmässä tapahtuneisiin muutoksiin ja päivityksiin. Saatat kuulua esimerkiksi käyttäjäryhmään, jonka tulee tarkastaa tai hyväksyä ohje ennen kuin se julkaistaan. Saatat liittyä myös asiakaspalautteen tai sisäisten auditointien poikkeaman korjaavat toimenpiteet ketjuun, jolloin sinulta odotetaan kannanottoa asiaan. Viestit voidaan kääntää myös henkilökohtaiseen sähköpostiin. Uutiset osasovellusta käytetään organisaation sisäiseen tiedottamiseen. Uutisosiolla voit kirjata ja jakaa erilaisia yleisiä tiedotteita.

Toimintajärjestelmän ylläpitotyökalut

Järjestelmätyökalut kattavat pääkäyttäjän työkalut ylläpitoa ja käyttäjähallintaa varten. Linkitystyökalulla voit luoda linkityksiä järjestelmään syötetyn tiedon välille. Ulkoisia tietolähteitä voit kytkeä alkeistiedolle. Ulkoisten tietolähteiden ottaminen käyttöön mahdollistaa mittareiden luonnin IMS Toimintajärjestelmään ulkoisista tietolähteistä automaattisesti haetuista tiedoista.

Toimintajärjestelmän monikielisyys

IMS Toimintajärjestelmää on mahdollista käyttää suomen, ruotsin, englannin, venäjän, italian, viron ja kiinan kielillä. Käyttöliittymän eri kielet mahdollistavat sen, että IMS Toimintajärjestelmään luotu sisältö voidaan asiakaskohtaisesti tehdä monikieliseksi.

Toimintajärjestelmän käyttäminen

IMS Toimintajärjestelmää käytät luontevan selainpohjaisen graafisen käyttöliittymän kautta verkossa. Ohjelmiston käynnistät kirjoittamalla selaimen riville palvelimen osoite, jonka jälkeen ohjelmisto pyytää käyttäjätunnustasi ja salasanaasi. Ohjelman käytön lopettaminen tapahtuu uloskirjautumisella tai yksinkertaisesti vain sulkemalla selain. Asennustavasta riippuen pääset kirjautumaan toimintajärjestelmään toimistolta, kotoa ja työmatkalta.

IMS Toimintajärjestelmän käyttöliittymä rakentuu tutuista komponenteista kuten alasvetovalikoista, tekstikentistä, valintanapeista, painonapeista, listoista, monirivisistä kentistä jne. IMS Toimintajärjestelmä jakaa käytettävissä olevan selaimen ikkunan kolmeen osaan. Yläpalkista teet osasovellusvalinta, joka tuo näkyviin selaimen vasempaan laitaan osasovelluksen puurakenteen. Selaimen keskiöön tuodaan käsiteltävänä oleva tieto ja sen toiminnot näkyvät ylälaidan toimintopalkissa. IMS Toimintajärjestelmällä tehtyjä dokumentteja voit kopioida ja liittää myös MS Office dokumentteihin.

IMS -toimintajärjestelmän historia

IMS Toimintajärjestelmä on alusta alkaen ollut organisaatioiden toiminnan kehittäjien määrittämä ja suunnittelema ratkaisu, jolta perustalta IMS Business Solution Oy:n omat sovelluskehittäjät ja tietotekniikan ammattilaiset ovat ohjelmoineet ja testanneet luotettavan ratkaisun. Kymmenen vuoden kokemuksella ja jatkuvalla uudistumisella ja oppimisella yhdessä ohjelmiston käyttäjien kanssa IMS Toimintajärjestelmää kehitetään organisaatioiden tulevaisuuden tarpeita ennakoiden.