Rocla "Verkkolevyiltä selkeään toimintajärjestelmään"

Rocla tarjoaa materiaalinkäsittelyn älykkäitä ratkaisuja ja palveluja. Rocla tehostaa asiakkaidensa logistiikkatoimintoja vahvan varasto- ja automaattitrukkiosaamisensa avulla. Jatkuva uusiutuminen, palkittu käyttäjäystävällinen muotoilu ja asiakaslähtöinen palvelu muodostavat Roclan toiminnan ja tuotteiden perustan. Roclan vuoden 2008 liikevaihto oli 127,2 miljoonaa euroa. Rocla on osa Mitsubishi Caterpillar Forklift Europe (MCFE) -yhtiötä. Roclalla työskentelee 520 henkilöä, joista 71 % Suomessa, 21 % Tanskassa sekä 6 % Venäjällä ja 2 % muissa maissa.

Verkkolevyiltä selkeään toimintajärjestelmään

Roclalla on ollut sertifioitu laatujärjestelmä vuodesta 1994. Roclalla erilaiset laatudokumentit oli tallennettu verkkolevyille ja tiedot olivat sekaisin monessa paikassa. Linkitykset eri dokumenttien ja prosessien välillä eivät aina toimineet moitteettomasti, ja laatudokumentaation rakenne oli sekava.Laatupäällikkö Anu Pöhö Roclalta kävi IMSn infotilaisuudessa, jossa totesi, että järjestelmä on selkeä ja helppo ylläpitää.

Järjestelmän rakentaminen ja käyttö

Roclassa toimintajärjestelmän rakentamisesta ei tehty mittavaa projektia. Yhtiö kuvasi aluksi pääprosessit ja toimintakäsikirjan sinne. Heillä järjestelmää päivitetään pikku hiljaa, ja sinne viedään dokumentteja ja ohjeita tarvittaessa.

Suomessa jokaisella Roclan työntekijällä on pääsy järjestelmään, mutta aktiivisesti järjestelmää käyttävät toimihenkilöt. Roclalla on myös monia muita järjestelmiä käytössä ja esimerkiksi tuotantotyössä olevat käyttävät työnluonteesta johtuen tuotetiedon hallintajärjestelmää. Järjestelmästä löytyvät tuotekohtaiset ohjeet ja dokumentit.

Helppoa ja kattavaa prosessien kuvausta

Anu Pöhön mukaan ilahduttavaa IMS:ssä on prosessien kuvaamisen nopeus ja helppous. Hän kertoi, että palavereissa pystyi kuvaamaan prosessit lähes valmiiksi samalla, kun niistä puhuttiin ja keskusteltiin. Järjestelmä on pääpiirteissään valmis tällä hetkellä ja Rocla on aloittanut kielikäännösten tekemisen, jotta järjestelmää on mahdollista käyttää myös heidän ulkomaantoiminnoissaan. 

Roclassa pystyttiin luopumaan monista toiminnankuvauksista, kun IMS:n myötä kuvaukset on helpompi ja selkeämpi kuvata prosesseilla. Myös asiakirjojen lukumäärä on vähentynyt merkittävästi, kun kaikkea ei tarvitse selventää erillisillä dokumenteilla, vaan prosesseihin saadaan laitettua kaikki oleellinen tieto.