Länsi-Suomen Diakonialaitos

Länsi-Suomen Diakonialaitos tuottaa sosiaali- ja terveydenhuollon hyvinvointipalveluja erilaisille väestöryhmille. Organisaatioon kuuluu Länsi-Suomen Diakonialaitoksen säätiö, joka on yleishyödyllinen yhteisö sekä sen kokonaan omistama PDL-Palvelut osakeyhtiö. Länsi-Suomen Diakonialaitoksella on tällä hetkellä noin 290 työntekijää Porissa ja kymmenessä muussa toimipisteessä Länsi-Suomessa.

Tarve päivittää omaa toimintajärjestelmää

Länsi-Suomen Diakonialaitos on monialainen toimija, johon kuuluu erikokoisia ja eri aloilla toimivia yksiköitä. Organisaation toimialue on verrattain laaja, mikä aiheuttaa myös vaatimuksia toimivalle toimintajärjestelmälle. Diakonialaitoksen Henkilöstöjohtaja Tarja Pääkkönen kertoo tarpeen päivitetylle toimintajärjestelmälle syntyneen, kun haluttiin luoda yhteiset pelisäännöt ja raamit kaikille yksiköille, jotta toiminta olisi saumattomampaa. Esimerkkeinä hän mainitsee reklamaatioiden ja asiakaspalautteiden saattamiseen samaan muotoon.

Diakonialaitoksella oli käytössä laatujärjestelmä, joka kuitenkin osittain perustui paperimappeihin ja oli työläs ja aikaa vievä ylläpitää. Oman sähköisen järjestelmän luominen olisi ollut liian työlästä, joten päädyttiin ottamaan valmis järjestelmä tukemaan ydintoimintaa. IMS toimintajärjestelmään päädyttiin sen selkeän ulkoasun- ja asioiden esittämistavan johdosta. Järjestelmän helppokäyttöisyys vaikutti myös päätökseen, koska kaikki työntekijät eivät ole IT-alan ammattilaisia.

Selkeä ja johdonmukainen rakentamisprosessi

IMS toimintajärjestelmän rakentaminen Länsi-Suomen Diakonialaitoksella aloitettiin keväällä 2009. Pääkkösen mukaan prosessi oli hyvin aikataulutettu ja aikataulut pitivät läpi prosessin. Workshop-päivinä saatiin kuvattua paljon prosesseja ja jotkut pienryhmät pääsivät todella pitkälle toimintansa kuvaamisessa. ”Workshop-päivät ovat ehdoton juttu rakentamisprosessissa” kuvailee Pääkkönen.

Rakentamisprosessi jatkuu edelleen ja järjestelmä on tarkoitus saada käyttöön kevään 2010 aikana. Diakonialaitoksen työn luonteen takia jokaisella työntekijällä ei ole mahdollisuutta käyttää toimintajärjestelmää päivittäin, mutta kaikilla on pääsy järjestelmään, jotta yhtenevät toimintatavat saadaan säilytettyä. IMS järjestelmän myötä jokainen työntekijä tietää, mistä tietoa lähteä etsimään.