Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä Keuda

Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä, Keuda tarjoaa nuorille, aikuisille ja elinkeinoelämälle työelämälähtöistä koulutusta sekä kehittämispalveluita seutukunnan menestykseksi. Keudassa on n. 5500 opiskelijaa ja henkilöstömäärä on hieman yli 500. Koulutuskuntayhtymän omistavat Kuuma-kunnat (Järvenpää, Kerava, Mäntsälä, Nurmijärvi, Pornainen, Tuusula) sekä Sipoo. Keudalla on kymmenen koulutusyksikköä ja oppisopimuskeskus omistajakuntiensa alueella. Keudan rooli tulevaisuudessa halutaan nähdä alueensa tunnetuimpana ja halutuimpana koulutuksen asiantuntijana, yhteistyökumppanina ja vahvana työelämän kehittäjänä.

Miksi me päädyimme IMS toimintajärjestelmään?

Alku sysäyksen sähköiselle toimintajärjestelmälle sai aikaan Kansallinen ammatillisen koulutuksen laadunhallinta suositus, jossa ko. koulutusta tarjoaville organisaatioille suositeltiin siirtymistä sähköiseen toimintajärjestelmään. Keuda on rakentunut erillään olleista oppilaitoksista, jotka vuosien varrella ovat tulleet saman koulutuskuntayhtymän alle. Käytäntöjen ja toimintatapojen kirjo oli suuri, mikä ei ollut mahdollista enää saman katon alla. Keudalta puuttuivat kuitenkin välineet, joilla olisi kuvattu koko kuntayhtymän toiminta ja saatu mittaritieto kaikkien nähtäville.

”IMS toimintajärjestelmään päädyttiin benchmarkkaamalla muita samalla alalla toimivia tahoja, jotka olivat saaneet positiivisia kokemuksia IMS-toimintajärjestelmän käytöstä”, kertoo Keudan suunnittelujohtaja Tiina Halmevuo.

”Järjestelmän rakentaminen oli yllättävän helppoa”

Keudassa lähdettiin rakentamaan uutta toimintajärjestelmää innostunein ja odottavin mielin, vaikka aikataulu olikin tiukka. Halmevuon mukaan workshop-päivät, IMS Business Solutions Oy:n tuki ja henkilöstön innostuneisuus koko projektin aikana mahdollistivat, että järjestelmä saatiin rakennettua yhden kevään aikana. Erityisesti prosessien kuvaamisen helppous ja hyöty nousivat esiin jo rakentamisprosessin aikana.

Jatkuvaa kehittämistä

IMS-järjestelmä tullaan ottamaan käyttöön syksyllä 2010 koko henkilöstölle, jolloin järjestelmästä löytyy ajan tasalla olevat prosessikuvaukset, toimintakäsikirja, asiakirjat ja mittaristot. Koko henkilökunta pääsee näkemään ja käyttämään järjestelmää. ”Toiminnan läpinäkyvyys on iso asia meille ja IMSn myötä kuka tahansa pystyy saamaan kuvan siitä, miten asiat hoidetaan”, toteaa Halmevuo.