Fastems Oy Ab: IMS:lla uusi ilme toimintajärjestelmälle

Fastems on johtava joustavien valmistusjärjestelmien (FMS), robotiikan ja lastuavien sekä automaatioon liittyvien palveluiden toimittaja maailmassa. Fastems tekee yhteistyötä kaikkien merkittävien metallintyöstökoneiden valmistajien kanssa ja integroimme niiden tuotteita automaatiojärjestelmiksi. Suomessa Fastems onkin CNC-työstökoneiden johtava maahantuoja.

Fastemsin palveluksessa on nykyään 300 ammattilaista Euroopassa, USA:ssa ja Aasiassa. Pääkonttori sijaitsee Tampereella. Referenssitarinan laati Fastems Oy Ab:n Quality Development Engineer, Taina Vaahervaara.

Uusi ilme toimintajärjestelmälle

Fastemsin kaltaiselle yritykselle keskeisiä kysymyksiä uuden toimintajärjestelmän hankinnassa oli muun muassa ratkaista, kuinka siirtyä prosessimaiseen toimintamalliin ja saada uusi ilme toimintajärjestelmälle samalla toimintaa tehostaen. Alkuvaiheessa tehtiin myös arvio siitä, millaisen kehityspotentiaalin Fastems saa prosessimaisen toimintamallin myötä. IMS-toimintajärjestelmään valittaessa helppokäyttöisyys ja hinta-laatusuhde olivat keskeisiä valintakriteereitä.

Järjestelmän käyttöönottoa kansainvälisessä organisaatiossa hidasti monikielisyyden puuttuminen. Kun kieliversiot oli mahdollista saada IMS:iin alkuvuodesta 2009, ne otettiin käyttöön. Tämä työ tehtiin yhdessä Fastemsin dokumentoijan kanssa käännöstyökalua hyödyntäen.

Järjestelmän hyödyntäminen jokapäiväisessä työssä

Tarkoituksena on alusta asti ollut, että IMS-järjestelmään kuvataan kaikki yrityksen prosessit ja että se otetaan käyttöön kaikissa toimipisteissä. Siksi jo alkuvaiheessa hankkeeseen otettiin mukaan useita henkilöitä.

Prosessien kuvaus hoidettiin tiimikohtaisesti. Jokainen tiimi kuvasi oman prosessinsa ja laati niille mittarit. Kuvauksista keskusteltiin myös rajapintojen kanssa. Järjestelmän käyttöönotosta vastaava henkilö järjesti yhdessä ulkopuolisen konsultin kanssa "prosessinkuvauspäiviä", jolloin pienen porukan kanssa käytiin läpi heidän prosessejaan.

Prosessien kuvaamisten hyödyt näkyivät siinä, että prosessikuvaukset lisäsivät toiminnan läpinäkyvyyttä. Toimintaa oli aikaisemminkin pidetty hyvin läpinäkyvänä, mutta siitä huolimatta lisää läpinäkyvyyttä saatiin tuotettua.

Prosessit selkeyttivät etenkin prosessin rajapintoja, ja kuvauksia pystyttiin hyödyntämään uusien työntekijöiden perehdyttämisessä. Tästä saatiin uusilta työntekijöiltä myös positiivista palautetta. Prosessikuvausten avulla oli helpompi hahmottaa kokonaisuutta. Vaiheiden kuvaus -taulukko toimii toimintaohjeena ja sitä täydennetään tarvittaessa erillisillä dokumenteilla.

Prosesseista kerrottiin koko henkilöstölle jo hyvin varhaisessa vaiheessa ja heitä koulutettiin IMS:n käyttöön. IMS on kytketty myös Fastemsin muihin järjestelmiin. Intranetistä on linkkejä IMS:iin ja vastaavasti IMS:stä löytyy linkkejä esimerkiksi PDM-järjestelmään. IMS on käytössä ja prosesseja päivitetään samalla kun toimintaa kehitetään. IMS:n käyttöä seurataan ja tarkoitus on saada se yhä tehokkaampaan käyttöön.

IMS:n suurimpina hyötyinä Vaahervaara mainitsee:

•      Rajapintojen selkeytyminen
•      Hyvä työkalu uusien työntekijöiden perehdyttämisessä
•      Hyvä jatkuvan parantamisen työkalu
•      Toimintaohjeet versiohallinnan piirissä ja kytkettyinä prosessiin
•      Helppo tarkistaa myös mitä prosesseihin kuuluu
•      Mittarit kootusti yhdessä paikassa
•      Helppo käyttää