Etelä-Karjalan ammattiopistolle sähköinen toimintajärjestelmä

Ammatillisen koulutuksen laatupalkintoprojektin yhteydessä ammattiopisto sai paljon positiivista palautetta, mutta myös runsaasti kehittämisehdotuksia. Palautteiden käsittelyn ja priorisoinnin jälkeen käynnistettiin vuoden alussa ammattiopiston laadunhallinnan kehittämishanke. Laadunhallinnan kehittämishankkeen työryhmä kuvasi ammattiopiston ydintoiminnot. Kehittämishankkeen päätavoitteeksi asetettiin oppilaitoksen ydinprosessien läpinäkyvyyden lisääminen ja toimintojen yhtenäistämisen jatkaminen. Näihin tavoitteisiin pääsemiseksi nähtiin yhtenä ratkaisuna sähköisen toimintajärjestelmän rakentaminen.

Yhteiset toimintatavat näkyviksi

Laatupalkintoprojektin aikana kävi ilmi, että ammattiopiston prosesseja ei ollut kuvattu kattavasti. Havaittiin, että käytössä olevat ammattiopiston yhteiset menettelyohjeet antavat ohjeistuksia yksittäisille prosesseille, mutta prosessien kokonaisvaltainen esitys puuttui. Niinpä kävikin selväksi, että ammattiopistolle tarvitaan yhteinen järjestelmä, jonka avulla kaikissa opetuspisteissä voitaisiin sovitut yhteiset toimintatavat tuoda näkyviksi. Jokaisen tulisi päästä helposti paikasta riippumatta näkemään, miten ammattiopiston ydinprosessit etenevät, kuka tai ketkä vastaavat kunkin prosessin ylläpidosta ja kehittämisestä sekä miten prosesseja kehitetään. Kun toiminnot dokumentoitaisiin yhteiselle alustalle yhtenevällätavalla, seuranta, arviointi ja kehittäminen onnistuisivat entistä paremmin.

Sähköisen toimintajärjestelmän rakentamiseen ohjasi myös vuoden 2008 alussa julkaistu Opetushallituksen ammatillisen koulutuksen laadunhallintasuositus, jossa todetaan mm.: ”Koulutuksen järjestäjällä on dokumentoitu toimintajärjestelmä, jonka avulla se suunnittelee ja ohjaa toimintaansa kokonaisvaltaisesti. Koulutuksen järjestäjä dokumentoi keskeiset toimintatavat, prosessit ja ohjeet sähköiseen järjestelmään, jonka ylläpito on varmistettu.”

Sähköisessä toimintajärjestelmässä kuvaukset organisaation ydintoiminnoista

Sähköinen toimintajärjestelmä koostuu osista, joista tärkeimmät ovat prosessikuvaukset, prosessien mittarit, toimintakäsikirja ja asiakirjat. Lisäksi yrityksen laatu-, ympäristö- sekä työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmät kuvataan toimintajärjestelmässä. Voidaankin sanoa, että toimintajärjestelmän keskeinen tehtävä on kuvata organisaation tapa toimia ja ohjata toimintaa.

Sähköinen toimintajärjestelmä käyttöön EKKY:n kaikilla tulosalueilla

Toimintajärjestelmä päätettiin toteuttaa web-pohjaisen kehitys- ja hallintaohjelmiston avulla, jotta sisällön katselu onnistuisi myös muualta kuin oppilaitoksen lähiverkosta. Ohjelmistoksi valittiin tarjousten perusteella IMS Business Solutions Oy:n IMSProcess, joka hankittiin koulutuskuntayhtymän yhteiseksi. Samalla päätettiin, että kaikki kuntayhtymän tulosalueet ottavat käyttöön saman ohjelmiston ja rakentavat omat osuutensa koulutuskunta- yhtymän yhteiseen toimintajärjestelmään. Kun järjestelmä syksyllä 2009 valmistuu, Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän tulosalueiden ydintoimintoihin liittyvät tärkeimmät tiedot ovat yhtä lähellä kuin lähin web-selain. Tällöin EKKY:n ydinprosessit, dokumentit ja mittarit löytyvät helposti yhdestä ohjelmasta. Ylimääräisen työn määrä vähenee ja laatu paranee, kun ei tarvitse miettiä, mihin tiedostoihin asiat on tallennettu, mitkä ohjeet ovat ajanmukaiset ja mistä ydintoimintoihin liittyvät asiat löytyvät. Sähköisestä toimintajärjestelmästä pystyy jokainen halutessaan helposti tarkistamaan, miten kuntayhtymässä eri toiminnot on sovittu toteutettavan, esimerkiksi miten uuden työntekijän perehdyttäminen tulee tehdä, tai mitä asioita tulee ottaa huomioon, kun opiskelijalle on laadittava HOJKS, jne. Toimintajärjestelmän kautta on myös mahdollista seurata prosessien laatua talous-, asiakas-, prosessit- sekä henkilöstö- ja kehittäminennäkökulmista. Sähköinen toimintajärjestelmä tulee helpottamaan laadukkaan toiminnan kehittämistä koulutuskuntayhtymässä. Kunkin tulosalueen ja tulosyksikön tasoilla toiminnan kokonaisuuden tarkastelu on järjestelmän avulla mahdollista.

Hyviin tuloksiin laajapohjaisen työryhmän ja järjestelmätoimittajan konsulttien yhteistyöllä

Toimintajärjestelmän rakentamista varten perustettuun ammattiopiston laadunhallinnan kehittämistyöryhmään valittiin edustajia kaikilta ammattiopiston koulutusaloilta ja opetuspisteistä. Mukana olivat opettajien keskuudestaan valitsema edustaja sekä muun henkilöstön ja opiskelijoiden edustajat. Lisäksi useita ammattiopiston eri alojen asiantuntijoita osallistui työryhmän suunnittelukokouksiin tuoden asiantuntemuksensa toimintajärjestelmän rakentamiseen. Rakentamisen eri vaiheissa mukana oli kaikkiaan noin 30 henkilöä ammattiopistosta sekä koulutuskuntayhtymän palvelukeskuksesta. Kehittämishankkeen vetäjänä toimi projektipäällikkö Pekka Turunen ja ohjausryhmänä ammattiopiston johtoryhmä.

Kevään 2008 aikana laadunhallinnan kehittämishankkeen työryhmä kokoontui yhteispalavereihin, joissa ammattiopiston toiminnasta muodostettiin kokonaiskuva ja tunnistettiin ammattiopiston ydinprosessit. Prosessien tunnistamisen tuloksena ammattiopistolle luotiin prosessikartta, jossa oppilaitoksen koko toiminta jaetaan kolmeen kokonaisuuteen: ”Toimintaedellytysten luominen”, ”Toiminnan suunnittelu ja kehittäminen” sekä ”Tutkintojen suorittaminen ja ammatillinen kasvu”. Nämä toimintojen kokonaisuudet pitävät sisällään varsinaiset prosessi-kuvaukset. Tutkintojen suorittaminen ja ammatillinen kasvu sisältää ammattiopiston ydinprosessit, muut prosessit tukevat ydinprosessien toteuttamista. Prosessikuvaukset laadittiin asiantuntijuuden perusteella muodostetuissa pienryhmissä. Ryhmien kuvauksia tarkasteltiin ja hiottiin noin kuukauden välein toteutetuissa järjestelmätoimittajan konsultaatioissa. Prosessimittarit sekä asiakirjat liitettiin järjestelmään pienryhmien esitysten perusteella kaksi-päiväisen konsultaation aikana. Järjestelmää täydennettiin edelleen kevään 2009 aikana mm. mittaritietojen ja dokumenttien osalta. Toimintakäsikirja -osa valmistuu syksyn 2009 aikana, ympäristö- ja TTT-järjestelmien kuvaaminen aloitetaan vuoden 2009 aikana. Toimintajärjestelmä esiteltiin ammattiopiston henkilöstölle kevään 2009 aikana ja otetaan käyttöön lukuvuoden 2009–2010 alussa. Laadunhallinnan kehittämishankkeen työryhmä toivoo käyttäjiltä runsaasti toimintajärjestelmään liittyvää palautetta ja kehittämisehdotuksia.

Teksti: Pekka Turunen, Koulutuskuntayhtymän laatupäällikkö

Artikkeli on alunperin julkaistu Etelä-Karjalan ammattiopiston Toimintakertomuksessa 2008-2009