Backman Trummer "IMSn käyttö yhtenäistämässä toimintaa"

Backman Trummer on kansainvälinen logistiikka-alan yhtiö, joka kuuluu osana KWH-yhtymää. Backman-Trummer-konserni (Port & Sea ja Freight Forwarding -yksiköt) jotka tarjoavat ahtaus- ja varastointi- sekä kuljetus- ja huolintapalveluja 10:ssä Länsi-Suomen satamassa. BT Konsernin liikevaihto on noin 75 miljoonaa Euroa ja se työllistää noin 220 henkilöä. IMS järjestelmä on käytössä viidessä Suomessa toimivassa yhtiössä. Kaikilla viidellä organisaatioilla on omat järjestelmät ja sertifioinnit.

Kohti parempaa järjestelmää

Tarve uudelle toimintajärjestelmälle syntyi yhtiön kehittymisen myötä. Vanhaan järjestelmään ei oltu enää tyytyväisiä, koska sitä ei kehitetty ja se ei tukenut Backman Trummerin tarpeita enää. Backman Trummer sai omilta asiakkailtaan positiivista palautetta IMS toimintajärjestelmästä ja sitä päätettiin tutkia tarkemmin. IMS-esittelyissä kävi selväksi, että järjestelmä sopii heidän liiketoimintaansa ja käyttöönotto päätettiin aloittaa. Ratkaisevia tekijöitä IMS toimintajärjestelmässä oli mm. prosessikuvausten visuaalisuus ja hyvin toimiva mittaristo.

Käyttöönotto

Oy Blomberg Stevedoring Ab:n (yksi BT konsernin yhtiöistä)  Laatupäällikkö Mika Björklund on ollut alusta asti vastaavana IMS-käyttäjänä kaikissa ryhmän yhtiössä. Järjestelmän käyttöönotto aloitettiin syksyllä 2009. Hänen mukaan uuden toimintajärjestelmän käyttöönotosta tehtiin projektisuunnitelma, jonka projektiryhmä toteutti suunnitellusti. IMSn asiakaskoordinaattorien kanssa pidettiin prosessipäiviä kaikille viidelle organisaatiolle, jossa tehtiin kaikille omat prosessikuvaukset. Blomberg Stevedoring (yksi Backman Trummerin viidestä yhtiöstä, jotka käyttävät IMS:ä) pilotoi IMSn käytön ja heidän kanssaan käytiin koko IMS järjestelmän ominaisuudet läpi.

Käyttöönotto jatkuu vielä ja Björklundin mukaan haasteena on tällä hetkellä saada oma henkilöstö käyttämään IMS:ä aktiivisesti ja sen eteen tehdään töitä koko ajan.

Viiden järjestelmän yhdistäminen käytännössä

Backman Trummerilla yksi IMS on jaettu viiden yhtiön kesken. IMS:n puurakenteella mahdollistetaan se, että saumattomasti yhtiöiden ylin johto pääsee näkemään myös muiden kuin oman yhtiönsä toimintajärjestelmät. Käyttäjäoikeuksien hallinnassa on määritelty, miten eri yhtiöistä päästään näkemään muiden järjestelmät.

”Selkeillä prosessikuvauksilla kokonaiskuva on erittäin helppo hahmottaa” kertoo Björklund. Backman Trummerilla järjestelmää käytetään laatujärjestelmän ylläpitoon, työohjeiden tallentamiseen sekä prosessien eri vaiheiden mittaamiseen. Björklundin mukaan mittareilla mitataan tuotannon toteutuneita lukuja ja verrataan niitä strategiaan ja visioon. Koska järjestelmä on ollut vasta vajaan vuoden käytössä yhtiössä, niin tulevaisuudesta on Björklundin mukaan vaikea sanoa, ja päätökset sanelee hyvin pitkälle se, että minkälaisia kehitysratkaisuja IMS toimintajärjestelmään tulevaisuudessa tullaan tekemään.