Työkalut prosessien kuvaamiseen

Prosessin piirtotyökalu

Prosessin kuvauskieli

IMS Toimintajärjestelmä tukee haluttaessa Business Process Modeling Notation (BPMN) -mallinnusta. Kuvaustapa tukee myös JHS 152 ja JHS 179 suositusta prosessien kuvaamisesta. Käyttäjä voi valita mallinnuksessa käytettävät graafiset symbolit itse.

Hierarkkinen kuvaustapa

Piirtotyökalun avulla luodaan prosessiarkkitehtuurin, josta käy nopeasti ilmi organisaation toiminnan logiikka ja toimintojen keskinäinen vuorovaikutus. Se mahdollistaa prosessien väliset linkitykset sekä prosessien linkityksen dokumentteihin ja mittaristoon. Prosessihierarkia voidaan esittää sisällysluettelomuodossa.

Prosessipuu

Prosessihierarkian muodostama prosessipuu kuvataan käyttöliittymän vasempaan reunaan, jolla voidaan vaivattomasti liikkua.

Prosessikaavion toimijaroolit

Toimijaroolit eli uimaradat kuvataan IMS Toimintajärjestelmässä vaakasuunnassa uimaratoina. Arvoketju on mahdollista näyttää kaaviossa ylimpänä.

Vertikaalinen mallinnus

Vertikaalisella mallintamisella pureudutaan osaprosesseihin. Prosessin piirtotyökalun avulla kuvataan organisaation prosessit prosessikartasta lähtien niin pitkälle kuin kuvauksilla on ohjausvaikutusta.

Horisontaalinen mallinnus

Prosessien horisontaalinen linkitys toisiinsa suoritetaan oman symbolin avulla ja näin prosessit muodostavat aidon työnkulkujen verkon. Prosessiverkkoa tarvitaan eri vastuualueiden prosessien yhdistämiseen.

Prosessien luonnin automaatiot

Ohjelma luo itse automaattisesti vaiheiden kuvaukset, taulukon sekä etulehden otsikot. Otsikot ovat dynaamisesti muokattavissa järjestelmän asetuksista. Otsikoita voidaan siis lisätä, piilottaa ja muokata. Vaiheiden kuvaustaulukossa on omat sarakkeensa sekä ohjaavalle tiedolle, että prosessin vaiheessa syntyvälle jäljitettävälle tiedolle, jotka molemmat voidaan esittää myös linkkeinä. Taulukkoon tallennetaan myös tieto siitä, kuka vastaa prosessin vaiheesta. Lisäksi taulukossa on laadunhallintasarake, johon kirjataan kunkin prosessinvaiheen kriittiset ja tärkeät tekijät.

Muuta huomionarvoista prosessiosiossa

Versiointi

Prosessit kuvataan ja prosessikaaviot hyväksytään (jos niin halutaan, voidaan prosessit myös tarkastaa). Katsojat näkevät vain hyväksyt prosessit. Prosessin versio kasvaa muodossa 1,2,3 jne. Kun hyväksymisen jälkeen muokataan prosessia, sen versionumero kasvaa.

Muutoshallinnassa eri versioita voidaan selailla ja tarvittaessa palata edelliseen versioon sekä nähdä muutoksen tehneen henkilön nimi ja muutospäivämäärä.

Monikielisyys ja kielikäännös

Prosessit voidaan kuvata monikielisesti, mikä tarkoittaa sitä, että sama prosessi voidaan kuvata eri kielillä. Sisältö näytetään katsojakäyttäjille käyttöliittymän kielen mukaan.

Kielikäännös voidaan luoda käyttämällä joko xml -tiedostona siirrettyä kielikäännöstä tai IMS Ohjelmiston käyttöliittymää. XML -tiedoston avulla kielikäännöksen voi tehdä vaikkapa kielitoimisto. Käännetty XML -tiedosto siirretään IMS Toimintajärjestelmään, jolloin ohjelma luo halutun kielikäännöksen prosessista.

Leikepöytä

Leikepöydän avulla siirretään tai kopioidaan prosesseja. Leikepöydän avulla on mahdollista myös muuttaa olemassa olevaa prosessihierarkiaa. Leikepöytä mahdollistaa mallipohjien laatimisen, joiden tavoitteena on yhdenmukaistaa isossa organisaatiossa monen henkilön prosessien kuvaustyö.

Taustakuvan asettaminen prosessille

Prosesseille on mahdollista asettaa taustakuva. Prosessikaaviolla saadaan näkymään vaikkapa yrityksen logo tai jokin organisaation toiminnan näkymä.

Prosessikaavion skaalattavuus

Prosessikaavio on skaalattavissa, ts. näytettävän alueen kokoa voidaan muuttaa.

Prosessikaavioiden IMS Toimintajärjestelmästä vienti ja tuonti

Prosesseja voidaan siirtää IMS Toimintajärjestelmästä toiseen tai myös saman toimintajärjestelmän sisällä xml -muodossa. Tämä toiminto mahdollistaa myös organisaatiokohtaisen prosessipohjan käyttöönottamisen ja nopeuttaa siten huomattavasti prosessien kuvaamista sekä myös mahdollistaa prosessien kuvaamisen hyvin lyhyen koulutuksen jälkeen.

Tulostaminen

Prosessin tiedot voidaan tulostaa PDF -tiedostoksi kokonaisuudessaan.