Prosessien kuvaaminen

IMS Toimintajärjestelmä tukee prosessijohtamista. Se sisältää helppokäyttöiseen kolmisivutekniikkaan perustuvan prosessien piirtotyökalun, jolla voit visualisoida organisaation toiminnan prosessien avulla ja osoittaa työntekijöille, mikä on tärkeää ja miten asiat organisaatiossa hoidetaan. Prosessijohtamisen ydintehtävä on saada eri toiminnot linjattua yhteisten tavoitteiden kanssa sekä vähentää ristiriitaisten tavoitteiden luomaa kitkatyötä. IMS Toimintajärjestelmän avulla suunnitellaan, kuvataan, toteutetaan ja viestitään organisaation prosessikartan, prosessiarkkitehtuurin sekä johtamisen prosessit, ydinprosessit ja tukitoiminnot. Prosessiosiolla onkin tietoa kokoava luonne, jonne voidaan linkittää työtä ohjaava tieto, sen tuloksena syntyvä tieto ja lisäksi mitattu tieto. Prosessiosion kolme keskeistä kokonaisuutta ovat prosessikartta, prosessipuu sekä kolmisivutekniikka.

Prosessikartta

Prosessikartta esittää organisaation ydinprosessit sekä tukitoiminnot. Näiden lisäksi prosessikartassa kuvataan usein johtaminen, tärkeimmät sidosryhmät sekä organisaation nimi. Tavoitteena on organisaation keskeisimmän toiminnan logiikan hahmottaminen prosessikartasta. Organisaation johto hyväksyy prosessikartan.

Prosessipuu

IMS Toimintajärjestelmässä prosessit muodostavat hierarkkisen kokonaisuuden, jota kutsutaan prosessipuuksi tai prosessiarkkitehtuuriksi. Prosessikartta on tämän arkkitehtuurin ensimmäinen ja ylin näkymä. Jokainen prosessikarttaan piirretty hierarkiaa rakentava symboli luo prosessipuuta seuraavalle tasolle. Prosessipuu päättyy lopulta lehtitason kuvaukseen, jossa prosessi kuvataan uimaratoina kolmisivutekniikalla. Prosessipuussa liikutaan kuvan symboleja tai prosessipuuta klikkaamalla. Prosessipuussa voi liikkua myös prosessilinkkien avulla. Näiden ns. kalansilmien avulla pääsee liikkumaan prosessipuussa vapaasti prosessin mallintajan suunnittelemien reittien mukaisesti. Prosessipuusta käyttäjä myös näkee koko ajan, millä tasolla hän on. Prosessipuu päivittyy automaattisesti prosessien muokkauksen jälkeen.

Kolmisivutekniikka

IMS Toimintajärjestelmässä prosessit kuvataan kolmisivutekniikalla, joka on visuaalinen tapa tuoda prosessikaavion tiedot tarkasteltavaksi. Kolmisivutekniikka mahdollistaa asioiden asteittaisen tarkentamisen eli tiedon strukturoinnin. Näin toiminnot saadaan selville kokonaisuutena pelkistetystä prosessikaaviosta ja tiedot löytyvät yhteenvetosivulta ja vaiheidenkuvaustaulukosta. Kolmisivutekniikan tärkein periaate on tietojen erottaminen toiminnoista. Toiminnot kuvataan kaaviosivulla ja tiedot tarkennetaan yhteenvetosivulla ja vaiheiden kuvaus -sivulla.

Yhteenvetosivu

Yhteenvetotiedot kuvaavat prosessia kaikista abstrakteimmalla tasolla. Täällä kuvataan mm. prosessin omistaja, tarkoitus, lähtö- ja lopputilanne, menestystekijät, kehittämismenettely sekä mittarit.

Prosessikaavio

Prosessikaavioon kuvataan prosessin työnkulku vaiheittain. Prosessikaavio lähtee liikkeelle herätteestä, joka tulee usein prosessin asiakkaalta ja onkin luonnollista, että asiakkaan uimarata piirretään siksi ylimmäiseksi. Prosessin vaiheet seuraavat toisiaan ylhäältä alaspäin, alhaalta ylöspäin ja vasemmalta oikealle, mutta ei kuitenkaan koskaan oikealta vasemmalle. Aika etenee siis kaaviossa vasemmalta oikealle. Jokaiselle prosessille piirretään myös loppupiste, joka päättyy usein asiakkaan uimaradalle.

Prosessin vaiheet kuvataan niiden toteutumisjärjestyksessä. Tarvittaessa vaiheet voidaan numeroida. Prosessin vaiheiden karkeustasoon kiinnitetään erityistä huomiota. Tarvittaessa vaihe kuvataan tarkemmin prosessipuun seuraavalla tasolla osaprosessina. Prosessikaaviossa uimaradalla esitetään tekijä ja vaiheessa tekeminen. Näin prosessikaaviosta muodostuu lauseita kuten ”Myyjä laatii sopimuksen.”

Vaiheiden kuvaukset

Vaiheidenkuvaustaulukkoon muodostuu yksi rivi per prosessin vaihe prosessikaaviosta. Vaiheisiin voi linkittää ohjeita, mittareita ja muita vaihetta tukevia tietoja kuten tekstejä ja taulukoita. Näin tehtynä prosessikaaviota tarkasteleva näkee oman osuutensa prosessissa ja saa lisäksi tarvittavat dokumentit suoraan käyttöönsä. Vaiheet voidaan avata tarvittaessa niin tarkalle tasolle kuin on tarvetta.