Käsikirjojen koostaminen

Toiminnan dokumentointi, toimintajärjestelmän jatkuva kehittäminen ja sen arkipäiväistyminen ovat erittäin tärkeää. IMS Toimintajärjestelmä tarjoaa organisaation kehitystyölle kehitysalustan ja työkaluja arvioida ja kehittää toimintaa entistä yhtenäisemmäksi lisäten prosessien sujuvuutta. Tämän vuoksi hyvin toteutettu toimintakäsikirja (laatukäsikirja, ympäristökäsikirja jne.) on erittäin tärkeä osa kehitystyötä. Toimintakäsikirjan sisältö koostuu yleensä johtamiseen, resursseihin, prosesseihin ja mittaamiseen liittyvistä käytännöistä, jotka kuvataan sanallisesti, lyhyesti ja napakasti.

Käsikirjojen sisältö ja rakenne

IMS Toimintajärjestelmän käsikirjaosiolla voidaan laatia johtamisjärjestelmän yhteenvetokuvaus, joka toimii ovenavauksena koko järjestelmään. Kuvauksesta käy yleensä ilmi miten organisaatiota johdetaan, miten resursseja hallitaan, miten strategiaa toteutetaan ja asiakkaita palvellaan prosessien kautta, mitä organisaatiossa mitataan sekä millaisia arviointi- ja palautekäytäntöjä sovelletaan.
Onnistunut ja nykyaikaisesti toteutettu järjestelmän kuvaus toimii paitsi toimintajärjestelmänä, myös itsearvioinnin taustakuvauksena tai kevyellä lisätyöllä laatupalkintohakemuksena.

IMS Toimintajärjestelmässä on mahdollista luoda useita käsikirjoja ja niiden rakenne voidaan itse päättää; ne voidaan laatia esim. ISO 9001, EFQM tai CAF -viitekehyksen sisältöä noudattaen ja rakennetta mukaillen. Käsikirjojen sisältöä voidaan myös linkittää toisiin käsikirjoihin, jolloin konsernin sisältöä voidaan helposti esittää yksiköiden käsikirjoissa

Käsikirjojen koostaminen

Käsikirjat ovat useista hierarkkisista luvuista koostuvia kokonaisuuksia. Käsikirjaan voidaan luoda lukuja ja niiden alle alilukuja. Käsikirjojen ja niiden lukujen kirjoittaminen tapahtuu suoraan IMS Toimintajärjestelmässä monipuolisella tekstinkäsittelyohjelmalla. Käsikirjojen luvuissa on käytössä sama tarkastus- ja hyväksymiskäytännöt kuin IMS Toimintajärjestelmän asiakirjoilla. Eli hyväksymättömät versiot voidaan tarkastaa (mahdollisesti useamman henkilön toimesta) ja tämän jälkeen hyväksyä katsojakäyttäjien saataville.

Tavallisille katsojakäyttäjille näytetään vain hyväksytyt käsikirjat lukuineen. 

Käsikirjan lukuihin on mahdollista linkittää IMS Toimintajärjestelmästä muuta sisältöä. Luvun tekstisisältöön voidaan tuoda kuvana esimerkiksi IMS Toimintajärjestelmässä kuvattu prosessikaavio tai mittari.