Dokumenttien hallinta

IMS Toimintajärjestelmä mahdollistaa koko organisaation kattavan dokumenttien hallinnan, mikä edistää tiedon keruuta, hallintaa ja sen käyttöä. Aikaa säästyy, kun asiakirjat löytyvät hierarkkisesta hakemistorakenteesta ja ne ovat ajan tasalla. Hallittavissa ovat niin toimintaa ohjaavat ohjeet kuin toiminnan tuloksena syntyvät kirjaukset ja tallenteet.

IMS Toimintajärjestelmä tarjoaa täten suuren avun dokumenttien päivityksille ja arkistoinnille. IMS Toimintajärjestelmällä toteutetaan dokumenttien tarkastus ja hyväksyntä, versionhallinta, käyttäjähallinta sekä arkistointi.
Voit hakea ohjeita ja tallenteita prosessilinkkien, käsikirjalinkkien, dokumenttipuun ja erilaisten hakukoneiden avulla.

Dokumenttien hallinta ei yksissään ole vastaus yrityksen haasteisiin, mutta yhdistettynä yrityksen prosesseihin, sillä voidaan edistää toimintajärjestelmän todellisia hyötyjä.

Dokumenttityypit

IMS Toimintajärjestelmään voidaan lisätä sekä toimintaa ohjaavaa aineistoa kuten työ- ja tarkastusohjeita, toimintaohjeita, palvelukuvauksia ja sopimuspohjia että toiminnan tuloksena syntyviä pöytäkirjoja, raportteja, taulukoita ja kaavioita. IMS Toimintajärjestelmällä asiakirjojen versionhallinta ja löydettävyys helpottuvat ja vanhentuneiden ohjeiden käyttö estyy. 

Dokumenttipohjat

IMS Toimintajärjestelmässä on mahdollista luoda erilaisia dokumenttipohjia, joihin voidaan valmiiksi määritellä yleisimmin järjestelmään ladattavien dokumenttien asetukset. Pohjaan voidaan määritellä dokumentin tyyppi, tarvittavat metatiedot, katselmointipäivämäärät, tunnisteet jne. Pohjan ominaisuudet määrittelevät, onko luotava dokumentti esimerkiksi vuosittainen katselmoitava ohje vai kertaluontoinen tallenne. 

Dokumenttien tarkastus ja hyväksyntä

IMS Toimintajärjestelmässä voidaan ottaa käyttöön dokumenttien tarkastusketju. Tällä tarkoitetaan ennen uuden version hyväksymistä tapahtuvaa dokumentin sisällön tarkastusta. Tarkastuspyyntö voidaan lähettää useammalle henkilölle ja pyyntöön voidaan liittää viesti vastaanottajille. Dokumentin hyväksyjä voi käydä katsomassa tarkastajien kommentit versiosta ja hyväksyä tai hylätä sen tarkastajien antaman palautteen perusteella.

Tavallisille katsojakäyttäjille näytetään vain viimeisin hyväksytty versio. Tämä takaa sen, että dokumentin viimeisin hyväksytty versio on aina saatavilla ja käytössä. Elinkaarensa päähän tullessaan dokumentti siirretään arkistoon. Arkistoituun sisältöön ei ole pääsyä tavallisilla katselija oikeuksilla.

Dokumenttipohjaan voidaan määritellä dokumentin katselmointiaika. Tämä tarkoittaa sitä, että dokumentti on katselmoitava tietyin aikavälein.

Dokumenttipuu

Dokumentit sijaitsevat hierarkkisessa kansiorakenteessa jota kutsutaan dokumenttipuuksi. Dokumenttipuuhun on mahdollista luoda kansio, joka on yhdistetty organisaation verkkolevyyn mahdollistaen organisaation verkkolevyjen selaamisen suoraan IMS Toimintajärjestelmästä. Dokumenttipuuhun on myös mahdollista linkittää yksittäisiä asiakirjoja IMS Toimintajärjestelmän ulkopuolelta.

Dokumenttikansiossa on mahdollista suorittaa massaoperaatioita. 

Dokumenttien haku

Työohjeet, lomakkeet ja muut dokumentit voidaan liittää prosessikuvauksiin ja käsikirjoihin järjestelmän sisäisen linkityksen avulla. Vaihtoehtoisesti dokumentteja voi etsiä  järjestelmästä joko dokumenttipuun tai erilaisten hakukoneiden avulla. Dokumentteihin voidaan liittää tunnisteita, joiden perusteella hakeminen tulee vielä helpommaksi.