Miten IMS Toimintajärjestelmä soveltuu ISO ja OHSAS -standardien vaatimuksiin
ISO 9001:2008: Vaatimukset laadunhallinnalle
ISO 9001:2008 vaatii, että organisaation tulee laatia laatukäsikirja sekä menettelyohjeet seuraavista menettelytavoista:
Asiakirjojen hallinta (ISO 9001 kohta 4.2.3)
Työtä ja toimintaa ohjaavat asiakirjat tulee ennen niiden julkaisua asiasisällöllisesti tarkastaa ja hyväksyä noudatettavaksi. Asiakirjojen viimeisin ja voimassa oleva versio tulee olla myös selvillä ja ohjetta tarvitsevien käytössä. Muuttuneet kohdat tulisi myös olla tavalla tai toisella havaittavissa. Asiakirjojen tulisi olla helposti saatavilla ja tietojen tulisi olla helposti luettavissa. Esimerkki hallittavasta asiakirjasta on työohje.
- IMS Toimintajärjestelmän asiakirjojen hallintaosio vastaa näihin laadunhallinnan
ISO vaatimuksiin.
Tallenteiden hallinta (ISO 9001 kohta 4.2.4)
Organisaation toiminnan tuloksena syntyy erilaista tulosaineistoa, jonka säilyttämiseen, käyttöön ja hävittämiseen organisaation tulee määrittää toimintatavat. Tallenteet ovat toiminnan jälkiä, joiden avulla organisaatio voi jälkikäteen osoittaa, että kaikki on toteutettu sovitulla tavalla ja vaatimusten mukaisesti. Esimerkki hallittavasta tallenteesta on johdon katselmusten pöytäkirja.
Sisäinen auditointi (ISO 9001 kohta 8.2.2)
Sisäisillä auditoinneilla organisaatio varmentaa ja kontrolloi sovittujen toimintatapojen soveltamista sekä hakee kehittämiskohteita, joiden avulla parantaa ja tehostaa toimintaa. Samalla sisäisillä auditoinneilla yhtenäistetään toimintatapoja ja levitetään hyviä käytäntöjä. Sisäinen auditointi on vastavuoroinen ja analyyttinen, hyvässä hengessä käytävä vuoropuhelu työ- ja toimintatapojen kehittämiseksi. Arvioija on keskustelun vetäjä, joka on valmistautunut tilanteeseen selvittämällä työnkulut ja laatimalla etukäteen kysymykset selvitettävistä asioista. Parhaimmillaan auditoija ja muut auditointiin osallistuvat muodostavat kehitysryhmän, joka ruotii yhdessä toiminnan vahvuuksia ja kehittämiskohteita. Ryhmä voi antaa yhdessä palautetta toiminnassa ilmenneistä puutteista. Käytännössä organisaation tulee laatia sisäisten auditointien vuosisuunnitelma, auditointipäivien ohjelma, sisäisten auditointien lomakepohjat
- IMS Toimintajärjestelmällä kuvataan sisäisten auditointien prosessi
- dokumentoidaan tarvittavat asiakirjat sekä
- kirjataan havainnot.
- Qualitas Fennica Oy myös kouluttaa sisäisiin auditointeihin.
Poikkeavan tuotteen ohjaus (ISO 9001 kohta 8.3)
Lähtökohtana on suunnitella prosessit niin, että tuotteen tai palvelun vaatimusten mukaisuus varmistetaan työtä tehdessä tai välittömästi sen jälkeen. Varmentaminen voi tapahtua esimerkiksi tarkastamalla, mittaamalla, ohjeistamalla tai kouluttamalla. Kuitenkin käytännön toiminnassa virheitä sattuu ja puutteita ilmenee. Organisaation tulee luoda toimintatavat, joilla ns. poikkeamat tuotanto-, palvelu- tai logistisessa ketjussa tunnistetaan, käyttö estetään ja käsitellään asiaan kuuluvalla tavalla.
Korjaava toimenpide (ISO 9001 kohta 8.5.2)
Koska aivan aukotonta laadunvarmistusta ei käytännössä voida rakentaa ja virheitä sattuu, niin olennaista jatkotoimenpiteiden kannalta on poikkeamiin johtaneiden tekijöiden selvittäminen. Tähän organisaation tulee luoda toimintatapa. Toimintatapaan yleensä kuuluu syiden selvittäminen, tarvittavien toimenpiteiden toteutus ja vaikutusten arviointi.
- IMS Toimintajärjestelmän raportointiosiolla hallitaan korjaavat toimenpiteet.
Ehkäisevä toimenpide (ISO 9001 kohta 8.5.3)
Sen lisäksi, että virheistä otetaan opiksi, standardi vaatii ennakoivia toimenpiteitä mahdollisten virheiden ja puutteiden tunnistamiseksi ja esiintymisen ehkäisemiseksi. Vaikka standardi ei sitä vaadi, niin esimerkki tällaisesta toimintatavasta on prosessien riskien arviointi. Menettelyssä tunnistetaan mahdolliset ongelmat, arvioidaan niiden vakavuus ja todennäköisyys, joiden avulla päästään riskikertoimeen. Mitä suurempi on kerroin, niin sitä suurempi prioriteetti toimenpiteille.
- IMS Toimintajärjestelmän prosessiosiolla kuvataan toiminta.
- Raportointiosiolla luodaan laadunhallinnan lomakkeet ja palautekäytännöt.
- Mittaristo-osilla prosesseja voidaan mitata käyttäen avuksi sekä raportoitua tietoa,
järjestelmään kirjattua mittaristotietoa sekä muista järjestelmistä tuotua
mittaristotietoa.
Lisätietoa ISO 9001 soveltavasta tulkinnasta johdon vastuun (ISO 9001 kohta 5), resurssien hallinnan (ISO 9001 kohta 6), tuotteen toteuttamisen (ISO 9001 kohta 7) sekä mittaamiseen, analysointiin ja parantamiseen (ISO 9001 kohta 8) saat ottamalla meihin yhteyttä.
ISO 14001: Ympäristöjohtaminen
ISO 14001 standardin vaateet kuudesta menettelyohjeesta ovat soveltaen samantyyppiset kuin ISO 9001:den. Jos organisaatiolla on yhdistetty laadunhallinta-, ympäristö- ja turvallisuusjärjestelmä, niin nämä asiat määritellään käsikirjassa kaikkien standardien osalta.
Käytännössä organisaation tulee lisäksi:
• luoda ja ylläpitää menettelyä ympäristönäkökohtien tunnistamiseksi,
• arvioida ja priorisoida niistä vaikutuksiltaan merkittävimmät,
• asettaa ympäristövaikutusten vähentämiseen tähtäävät pidemmän aikavälin
(2 – 5 vuotta) päämäärät ja vuositason tavoitteet,
• laatia edellisen perustalta ympäristöohjelma, jossa päämäärät ja tavoitteet
on purettu tehtäviksi, aikataulutettu ja vastuutettu sekä
• laatia edistymisen seurantatavat tai mittarit.
OHSAS 18001: Työturvallisuusjohtaminen
OHSAS 18001 standardin rakenne on samanlainen kuin ISO 14001 ja näin ollen vaateet kuudesta menettelyohjeesta ovat soveltaen samantyyppiset kuin ISO 9001:den. Käytännössä organisaation tulee lisäksi:
• luoda ja ylläpitää menettelyä vaarojen kartoittamiseksi,
• arvioida merkittävimmät työturvallisuusriskit vaarojen todennäköisyys
ja vakavuus huomioiden,
• asettaa riskien vähentämiseen tähtäävät pidemmän aikavälin (2 – 5 vuotta)
päämäärät ja vuositason tavoitteet,
• laatia edellisen TTT-asioiden hallintaohjelma (Työ, Terveys ja Turvallisuus), jossa
päämäärät ja tavoitteet on purettu tehtäviksi, aikataulutettu, vastuutettu sekä
• laatia edistymisen seurantatavat tai mittarit.
