IMS Dokumenttipaketti - ota organisaatiosi dokumentit haltuun kolmessa (3) päivässä

Koetko dokumenttien hallinnan ja etsinnän ongelmalliseksi? Ohjeiden tulisi olla helposti ja nopeasti saatavilla tukemassa toimintaa. Toisaalta toiminnassa syntyy koko ajan uutta tietoa, joka tulee tallentaa ja olla jäljitettävissä.

Kenelle tarkoitettu?

Dokumenttipaketti sopii organisaatioille, joissa dokumenttien ja muun tiedon hallinta on vielä kokonaisuutena pohtimatta. Päivien aikana määritetään tiedonhallintapaikat, hallinnoitavat tiedot sekä hallinnoitavat asiakirjat ja tallenteet.

Oppimismenetelmät

Vähemmän Power Pointteja ja enemmän oikeaa työtä, soveltavia työtapoja ja organisaation omien ratkaisujen pohdintaa. Dokumenttipaketti koostuu ennakkotehtävästä, kolmesta workshop -päivästä ja kahdesta välitehtävästä, joiden aikana määritetään IMS:ssä hallinnoitavat dokumentit, laaditaan hakurakenteet ja luodaan dokumentit.

Ennakkotehtävällä organisaatio valmistelee ja jäsentää hallinnoitavia doku-mentteja. Workshop -päivät koostuvat lyhyestä johdatuksesta dokumenttien hallintaan, käytännön esimerkeistä sekä organisaatiokohtaisen ratkaisun luonnista. Pääpaino on käytännön määrittelyissä ja toteutuksessa.

Tavoitteet ja hyödyt

Tavoitteena on dokumenttien hallinnan kautta tehostaa toimintaa ja tuottavuutta. Dokumenttipaketin tuloksena IMS:ssä hallinnoitavat dokumentit on luotu ja siirretty kansioihin, josta ne ovat käyttäjien selailtavissa. Asiakirjat on versioitu ja vanhentuneet versiot löytyvät arkistosta. Samaa dokumenttia voidaan hakea montaa eri reittiä kuten hakemiston, prosessi- tai toimintakäsikirjalinkin ja haun kautta. Tarvittaessa dokumenttien näkyvyyttä on rajoitettu.