Yrjö ja Hanna Oy: miks me IMSi hankisime? Me lihtsalt pidime!

Yrjö ja Hanna sihtasutus rajati 1996. aastal. See on üle riigi tegutsev mittetulunduslik sihtasutus, mille eesmärgiks on toetada vanurite, vaegurite, laste ja teiste igapäevategevustes abi vajavate inimeste heaolu ja elukvaliteeti. Selleks sihtasutus soetab kinnisvara ja rendib maatükke, millele ehitatakse hooneid. Ehitatud korterid üüritakse või antakse kasutada vanuritele, vaeguritele ja teistele iga päev abi vajavatele inimestele. Sihtasutus on ka nende hoonete haldaja, pakub päevahoiuteenust ja vabaajategevusi lastele, osutab majutus-, kodu-, tugi-, rehabilitatsiooni-, arstiabi- ja vabaajateenuseid ning arendab uusi ärimudeleid.

Yrjö ja Hanna Oy asutati 2006. aastal. Teenindustegevused viidi sihtasutusest osaühingusse üle 2008. aasta alguses ja teenindavast personalist said ettevõtte töötajad. Ettevõttel on umbes 130 määramata tähtajaga töölepingut ja ligi 180 kuutöötasuga lepingut. Ettevõttel on Soomes kaheksa kontorit. Ettevõtte väärtusteks on kliendikesksus, tõhusus, aktiivne suhtevõrgustiku loomine ja innovatsioon.

Miksi IMS™?

Yrjö ja Hanna sihtasutuse organisatsioon on hajutatud üle riigi ja seetõttu on operatsioonisüsteemi paberkandjal keeruline kui mitte võimatu hallata. Organisatsioon vajas vahendit, mille abil saaks kõigile korraga ja pidevalt infot jagada. „Operatsioonisüsteemi soetamine oli hädavajalik,” räägib teenindusdirektor Kirsi Ala-Jaakkola.

Yrjö ja Hanna organisatsioon koosneb kaheksast hoonest, mis on püstitatud eri aegadel mitmesugustel põhjustel. Hooned kannavad oma piirkonna pitserit; seni on nad toiminud suhteliselt iseseisvalt ja loonud omaenda kultuuri. Seetõttu ei ole kogu organisatsioonis moodustunud ühtset lähenemisviisi. See on raskendanud juhtimis- ja hindamistegevust. Üldiselt lihtsustavad ühtsed tavad paljusid asju,” räägib Ala-Jaakkola ja jätkab: „Ülesehitusprotsess veel käib, kuid me oleme juba märganud süsteemist tulenevat kasu ja loodame veelgi lisakasu saada, kui see valmib ja selle kasutusele võtame.”
Süsteemi loomisprotsessis on esile kerkinud rida hüvesid. Tegevused on üle vaadatud mitmel tasandil: nõukogu, juhatus ja teenindushooned. Meie teenustevalikut sai selgitatud joonise abil; nüüd teame, mida me teeme ja mida mitte,” märgib Ala-Jaakkola. „Koos mõtlemine on töötajatele organisatsioonist selgema pildi loonud. Nüüd on dokumendid ja vormid kõigile kättesaadavad ja süsteem võimaldab infovahetust, muutes tegevused läbipaistvamaks. Eesmärk on ka muuta elanike heaolunäitajad järjepidevamaks, andes selge pildi inimeste olukorrast ja hooldusvajadusest.”

E-operatsioonisüsteemi loomine – arendusprogramm

Yrjö ja Hanna alustasid üheksapäevase e-operatsioonisüsteemi arendusprogrammiga eelmisel kevadel. Peale teenindusdirektor Ala-Jaakkola kaasati kursusesse kvaliteedijuht Marja Lehdonmäki. „Paljud inimesed loovad oma operatsioonisüsteeme töö kõrvalt ja kursus pakub selleks head tuge. See liigendab tegevuse: seda on vaja lõpp-produkti saavutamiseks, kui igal päeval on selge eesmärk, millele keskenduda,” ütleb Ala-Jaakkola ja jätkab: „Oleme oma operatsioonisüsteemi ülesehitamisel kursusest palju tuge saanud. Pealegi on see tänu kursuse mõistlikule hinnale ka rahaliselt kasulik. Eraldi palgatud konsultant oleks palju kallim ja ka siis ei oleks süsteem isetehtud. Nüüd on vaja asju ise kajastada ja teha.

Tööle tuleb pühendada piisavalt aega ja asju ei tohi teha lihtsalt suvaliselt, vaid neid läbi arutades. Samuti tuleks ülesanded organisatsioonis mitme inimese vahel ära jagada ja eriti tähtis on pidada kinni projektikavast. Kursusel peaks organisatsioonist osalema vähemalt kaks inimest, et seda kõige paremini ära kasutada.

Tulevik

Ala-Jaakkola vaatab tulevikku positiivselt, kuigi pärast seda, kui süsteem kasutamise alustamiseks valmis sai, ei ole mõtlemiseks just palju aega olnud: „Inimesed on süsteemi rakendamisse suhtunud hästi, sest probleemid, mida see lahendama peab, on nende igapäevatöös hästi nähtavad. Loomulikult ei ole selle hüvesid veel näha, sest süsteem ei ole valmis. Kuid oodatakse, et saame näha nii oma tegevuste tõhususe paranemist kui ka arenguvaldkondi. Üldiselt loodan, et meie toimingud saavad olema ladusad ja selged – sellest saavad kasu nii kliendid kui ka töötajad.