VVO Oyj

VVO asutasid 1969. aastal algselt ühistuna Soome ametiühingute keskliidu (SAK) liikmesühingud. 1997. aastal sai ettevõttest aktsiaselts ja 2001. aastal börsiettevõte. Praegu on ettevõtte suuromanikeks kindlustusettevõtted Ilmarinen ja Varma ning mitmed ühingud. VVO-l on umbes 39 000 kodu 50 piirkonnas ja igal aastal ehitab ettevõte juurde ligi 1000 uut üürikorterit. Ettevõtte 2008. aasta käive ulatus 327 miljoni euroni ja ettevõttes töötab ligi 350 inimest.

Elektroonilise operatsioonisüsteemi soetamise tagamaad

Otsuseni hankida elektrooniline operatsioonisüsteem jõuti VVOs olukorras, kus protsessikirjeldused olid liiga piiratud üksikute osakondadega ega kirjeldanud tegevusi, mis toimusid üksikute osakondade piirest väljaspool. Parimal juhul kasutati neid vaid osakonnasisestel koosolekutel ning protsessikirjeldused asusid hajutatult osakonna arvutites. Üldiselt oli kogu protsessidekäsitlus algusest lõpuni juhuslik.

IMS võeti kasutusele 2006. aasta suvel. „Protsessi iseloomustus ja kirjeldusjuhised tõid välja kitsaskohad ja seega võeti aastal 2007 kasutusele uus protsessikaart. Selles ühendati peamised protsessid suuremasse tervikusse, kus ei juhita mitte eraldi üksusi, kes tegevuste eest vastutavad, vaid tegevusi,” ütles Raami.

IMS otettiin käyttöön kesällä 2006. ”Prosessien keskitetty kuvaaminen ja kuvausohjeet paljastivat epäkohtia ja uusi prosessikartta otettiin käyttöön 2007. Siinä pääprosessit ketjutettiin isommiksi kokonaisuuksiksi niin, että varsinainen tekeminen toimii ohjaavana elementtinä eikä esim. tietty yksikkö, jonka vastuulla tekeminen on”, Raami kertoo.

Tarkvaraeeliste kasutamine

Tarkvara kasutati protsesside kirjeldamiseks ja nendega ühendati ka vajalikud dokumendid. Töörühmades on protsesside kirjeldamisega palju tööd ära tehtud ja mina kui kvaliteedijuht olen sageli selles osalenud, et jälgida, et organisatsiooni eri osade sisus ja välimuses oleks tagatud järjepidevus,” märgib Raami ja jätkab: „Tarkvara on kasutusel kogu organisatsioonis, kuid selle kasutamise ulatus on osakonniti erinev. Siiski on kõigile tagatud juurdepääs heakskiidetud protsesside lugemiseks. Protsessikirjeldused on veel pooleli, kuid näiteks üüriprotsessi on kasutatud pikemat aega ja ka üürikontrolöridel on oma protsess juba olemas

Suurim pluss on olnud see, et oleme suutnud näidata alamprotsesside koostoimet,” ütles Raami. „Näiteks on majandus- ja remondidivisjon kirjeldanud sama protsessi väga erinevalt. Visuaalselt kirjeldatud protsess on mõlemale poolele palju lihtsamini kättesaadav ja üksuste väljavaated on muutunud selgemaks. Visualiseerimine on võimaldanud kindlaks määrata ja lammutada barjääre osakondade vahel ning soodustanud ka arutelu. Eelmisel kevadel muudeti organisatsiooni nii, et tegevused toetavad nüüd kaht põhiprotsessi (kliendisuhete haldamine ning investeeringute ja kinnisvara haldamine) veelgi paremini.

Tulevik

2009. aastal sai VVO korterite üüritegevus Soome kvaliteediauhinna konkursil auhinna tähelepanuväärse tegevuse ja positiivsete tulemuste eest. Organisatsioon sai kohe esimesel korral 450–500 punkti, mida võib lugeda suurepäraseks saavutuseks, arvestades et parimad organisatsioonid Soomes on jõudnud 600/1000 punktini. „Meile antud hinnangu valguses võime oma arengut jätkata ja meie kavatsuseks on veelgi edeneda. Edasisteks ülesanneteks on puuduvate protsesside kirjeldamine ja vastutusvaldkondade selgitamine nii, et igaüks teab, kes mille eest vastutab. Pikas perspektiivis on meie eesmärk luua ka organisatsiooniüleste näitajate kogum,” märgib Raami.