Kouvola omavalitsus: IMSi operatsioonisüsteem igapäevases kasutuses

Kouvola linnavalitsus on ligi 6000 töötaja ja 500 miljoni euro suuruse käibega organisatsioon. IMSi juurutamine on esimeses etapis (aastal 2010) ja projekti juhib strateegiajuht Katariina Valtonen.

Operatsioonisüsteemi loomise tagamaad

Enne IMSi kasutuselevõttu asusid protsessikirjeldused töötajate lauaarvutites ja võrguketastel suletud kaustades. Info jagamine ning teave protsessidest ja strateegiast ei olnud nõutaval tasemel. Organisatsioon soovis läbipaistvamaid operatsioone ja seega oli uue operatsioonisüsteemi soetamine ajakohane.

Kouvola omavalitsus hankis IMSi operatsioonisüsteemi, järgmisel põhjusel: „See oli ühes sektoris kasutusel ja osutus kergesti kasutatavaks kujundusvahendiks. Kasutuslihtsus ja kohene kasutuselevõtt veebipõhise rakendusena toetas selle kasutuselevõttu.”

Süsteem igapäevatöös

Praegu ehitatakse Kouvolas operatsioonisüsteemi üles. Et tegu on üsna suure organisatsiooniga, siis võtab süsteemi õpetamine kõikidele osalistele aega ja vajab harjutamist. Praegu kasutab Kouvola linnas IMSi ligi 50 tehnilist, haridus-, turbe- ja kontoritöötajat. „Tuumikrühm koolitatakse administraatoriteks ja samal ajal hakatakse kasutama ka toimetaja funktsiooni koos intensiivse hooldusega,” räägib Valtonen.

Valtonen kiidab IMSi brauseri lihtsust ja funktsionaalsust, mis võimaldab kasutada operatsioonisüsteemi igal ajal ja igal pool. Tsentraliseeritud juurdepääs ja kirjelduste lihtsus, kiire kasutajatugi, abivalmis töötajad, meeldiv välimus ja madal hind olid põhjused, miks Kouvola linn IMSi operatsioonisüsteemi kasuks otsustas.

IMSi kasutatakse ka strateegiakirjelduste puhul

Lisaks protsessikirjeldustele kasutab Kouvola IMSi ka strateegia kirjeldamiseks. Tulevikus korraldatakse linnas organisatsiooniline reform, mistõttu IMSi hakatakse lisaks praeguse olukorra kirjeldustele kasutama ka uue organisatsiooni protsessi kirjelduste jaoks. Lähitulevikus laiendatakse strateegiate kirjeldamist ka strateegiatekstidele, mis salvestatakse kujutise taha peidetud tabelisse (vahekaart „Etappide kirjeldus”)