Elektrooniline operatsioonisüsteem Lõuna-Karjala kutsekoolile

Kvaliteedijuhtimise rühm kirjeldas kutsekooli põhifunktsioone.

Projektis „Kvaliteet kutsekooli hariduses” sai kutsekool palju positiivset tagasisidet, kuid ka rohkesti arendusettepanekuid. Pärast tagasiside hindamist ja prioriteetide paikapanemist käivitati koolis aasta alguses kvaliteediarendusprojekt. Arendusprojekti peamine eesmärk oli suurendada õppeasutuse põhiprotsesside läbipaistvust ja jätkata tegevuste lõimimisega. Elektroonilise operatsioonisüsteemi ülesehitamist nähti kui üht lahendust nende eesmärkide saavutamisel.

Juurdunud tavad muudetakse nähtavaks

Kvaliteediülevaatuse projektis selgus, et kooli protsessid olid ebapiisavalt kirjeldatud. Kooli senine ühtne protseduurieeskiri andis suuniseid küll üksikute protsesside jaoks, kuid puudu jäi terviklikust ülevaatest. Nii sai selgeks, et kool vajab üht süsteemi, mille abil saaks kokkulepitud ühtsed tavad nähtavaks teha kõikides õppekohtades. Sõltumata asukohast peaksid kõik näha saama, kuidas kooli põhiprotsesse ellu viiakse, kes vastutab iga protsessi haldamise eest ja kuidas igat protsessi arendatakse. Kui tegevused kajastatakse ühtsel platvormil ühtsel viisil, siis toimib jälgimine, hindamine ja arendamine senisest paremini.

Elektroonilise operatsioonisüsteemi loomist mõjutas ka 2008. aasta algul riikliku haridusameti antud soovitus kutsehariduse kvaliteedi kohta. Soovituses märgitakse näiteks, et „Haridusandjatel peab olema dokumenteeritud operatsioonisüsteem, mille abil nad oma tegevusi terviklikult kavandavad ja juhivad. Haridusandja peab dokumenteerima peamised tavad, protsessid ja juhendid elektroonilises süsteemis, mida järjepidevalt hallatakse.

Organisatsiooni põhitegevuste kirjeldused elektroonilises operatsioonisüsteemis

Elektrooniline operatsioonisüsteem koosneb osadest, mis hõlmavad protsessikirjeldusi, protsessi mõõteandmeid, tegevusjuhiseid ja teisi dokumente. Lisaks kirjeldatakse operatsioonisüsteemis ka ettevõtte kvaliteedi-, keskkonna-, töötervishoiu- ja tööohutussüsteeme. Võib öelda, et operatsioonisüsteemi peamine ülesanne on kirjeldada viisi, kuidas organisatsioon töötab ja oma tegevusi juhib.

Elektrooniline operatsioonisüsteem juurutati kõikides EKKY allüksustes

EKKY otsustas operatsioonisüsteemi kasutusele võtta veebipõhise arendus- ja juhtimisprogrammi abil nii, et selle sisu oleks võimalik vaadata ka väljaspool asutuse võrku. Pakkumiskonkursil valiti IMS Business Solutions Oy IMS protsess. Samal ajal otsustati, et kõik piirkonna allüksused hakkavad kasutama sama programmi ja loovad ise oma piirkonna ühtse operatsioonisüsteemi osad. Kui süsteem 2009. aasta sügisel valmib, on info kõikide Lõuna-Karjala koolipiirkonna (EKKY) põhitegevuste kohta sama lähedal nagu lähim veebibrauser. Nii on EKKY põhiprotsesse, dokumente ja vahendeid kerge ühest programmist üles leida. Kui te ei pea muretsema selle pärast, millisesse faili midagi salvestatud on, millised juhised on ajakohastatud ja kust leida infot põhitegevuste kohta, siis töömahud kahanevad ja kvaliteet paraneb. Elektroonilisest operatsioonisüsteemist saab igaüks järele vaadata, kuidas tuleks piirkonna tegevusi ellu viia, näiteks, kuidas suunata uut töötajat või mida teha, kui õpilased peavad looma individuaalse haridusprogrammi. Operatsioonisüsteemi abil on võimalik jälgida protsessi kvaliteeti ka majandus-, kliendi-, protsessi-, personali- ja arenguperspektiividest lähtudes. Elektrooniline operatsioonisüsteem soodustab hariduspiirkonnas kvaliteedi paranemist. Süsteemi kasutades on võimalik operatsioone jälgida igakülgselt nii allüksuse kui ka üksuse tasandil.

Head tulemused tänu laiahaardelise meeskonna ja süsteemi tarnija konsultantide koostööle

Operatsioonisüsteemi loomiseks kokku kutsutud kvaliteedijuhtimise arendusrühma valiti kutsekooli kõikide õppevaldkondade ja asukohtade esindajaid. Esindatud olid nii õpetajad kui ka teised töötajad ja õpilased. Rühma planeerimiskoosolekutel osales ka rida eri valdkondade spetsialiste, et panustada oma teadmistega süsteemi loomisse. Kokku kaasati ligi 30 inimest koolist ja piirkonna teeninduskeskusest. Arendusprojekti vedas projektijuht Pekka Turunen ja juhtkomiteena kutsekooli täitevkomitee.

2008. aasta kevadel toimunud kvaliteedijuhtimise arendusrühma koosolekutel kujundati üldine seisukoht kutsekooli tegevuste alal ja määrati kindlaks põhiprotsessid. Protsessi kindlaksmääramise tulemusena kaardistati kutsekooli protsessid. Kaart jagab kooli tegevuse kolme ossa: „Tegevustingimuste loomine”, „Tegevuste kavandamine ja arendamine” ning „Kutsealane kvalifikatsioon ja areng” Need tegevuste kogumid sisaldavad tegelike protsesside kirjeldusi. Kutsealane kvalifikatsioon ja areng sisaldab kooli põhiprotsesse. Muud protsessid toetavad põhiprotsessi täideviimist. Protsessikirjelduste autoreiks olid väikesed spetsialistide rühmad. Rühmade kirjeldusi kontrolliti ja lihviti koosolekutel, mida peeti umbes kord kuus koos süsteemi tarnija konsultantidega. Protsessi näitajad ja dokumendid lisati süsteemi vastavalt rühmade soovitustele kahepäevastel konsultatsiooniperioodidel. Süsteemi täiendati mõõtmisandmete ja dokumentidega 2009. aasta kevadel. Osa tegevusjuhendist valmib 2009. aasta sügisel ning keskkonna, tööohutuse ja tervishoiu kirjeldustega alustatakse 2009. aastal. Operatsioonisüsteemi esitleti kutsekooli töötajatele 2009. aasta kevadel ja seda hakatakse kasutama alates 2009/2010. õppeaasta algusest. Kvaliteedijuhtimise arendusrühm loodab kasutajatelt saada palju tagasisidet ja arendusettepanekuid.

Tekst: Pekka Turunen, munitsipaalharidusrühma kvaliteedidirektor

See artikkel ilmus Lõuna-Karjala kutsekooli 2008.–2009. a aastaaruandes